古物台帳の保存期間は3年｜電子帳簿・アプリでOK？法律の要件を解説
「台帳っていつまで取っておくの？」「エクセルやアプリで付けても大丈夫？」——答えは条文に書いてあります。 この記事では古物営業法の原文を引用しながら、保存期間・電子化の条件・消してしまった場合の義務までを整理します。
保存期間は「3年」——起算点に注意
古物商又は古物市場主は、前二条の帳簿等を最終の記載をした日から三年間営業所若しくは古物市場に備え付け、又は前二条の電磁的方法による記録を当該記録をした日から三年間営業所若しくは古物市場において直ちに書面に表示することができるようにして保存しておかなければならない。— 古物営業法 第18条（帳簿等の備付け等）
- 起算点は「取引の日」ではなく「最終の記載をした日」（電子記録は「記録をした日」）。帳簿を使い続けている限り、保存期間は後ろへ延びていきます
- 廃業しても、最後の記載から3年間は保存が必要です
電子帳簿・アプリは合法（条件つき）
古物商は、……その都度、次に掲げる事項を、帳簿若しくは国家公安委員会規則で定めるこれに準ずる書類（以下「帳簿等」という。）に記載をし、又は電磁的方法により記録をしておかなければならない。— 古物営業法 第16条（帳簿等への記載等）
「電磁的方法による記録」＝パソコンやクラウドでの記録は、法律の本文が明文で認めている選択肢です。エクセルでもアプリでも、それ自体は適法です。 ただし第18条が1つだけ条件を付けています——「直ちに書面に表示することができるようにして保存」すること。
カンタン台帳はこの要件を前提に設計しています：記録1件ごとのPDF出力（立入検査対応）・CSV/JSONエクスポート・ そしてフリープランでも最終ログインから3年間はデータを保持する運用（保存義務の期間に配慮した設計。利用規約第9条）。
消失したら警察に届出義務がある
古物商又は古物市場主は、前二条の帳簿等又は電磁的方法による記録をき損し、若しくは亡失し、又はこれらが滅失したときは、直ちに営業所又は古物市場の所在地の所轄警察署長に届け出なければならない。— 古物営業法 第18条2項
意外と知られていませんが、台帳を失くすこと自体が警察への届出事項です。「パソコンが壊れてエクセルが消えた」「ノートを紛失した」は、届出をしなければならない事態になります。
実務チェックリスト
- ☑ 記録は取引の都度つける（後でまとめては原則NG・第16条「その都度」）
- ☑ 最終記載から3年間は消さない・消えない状態を保つ
- ☑ いつでも紙に出せる状態にしておく（印刷・PDF）
- ☑ 紙からアプリへ乗り換えた場合、紙の旧帳簿も最終記載から3年間は保存
- ☑ 消失したら直ちに所轄警察署長へ届出（第18条2項）
※本記事は法令の一般的な解説であり、個別事案の判断は所轄警察署または行政書士等の専門家にご確認ください。
よくある質問
Q. クラウドに保存して「営業所に備え付け」たことになる？
A. 電磁的記録については「営業所において直ちに書面に表示できるようにして保存」が要件です（第18条）。営業所のパソコンやスマホからすぐ表示・印刷できる状態であれば、この要件を満たすと考えられています。不安な場合は所轄警察署に確認すると確実です。
Q. 3年経った古い記録は消していい？
A. 義務としては最終記載から3年で終わりますが、確定申告の帳簿書類の保存（7年）など税務上の期間は別に走ります。売買記録を兼ねている場合は税務の期間も意識してください。
Q. カンタン台帳を退会したらデータはどうなる？
A. 退会申請をいただいた場合は削除前にエクスポートの機会があります。放置状態のフリープランも、最終ログインから3年間はデータを保持する運用です（保存義務の期間に配慮）。詳しくは利用規約 第9条をご覧ください。